Politique de confidentialité

L'Académie virtuelle est la plateforme de formation de La Fabrique à Mémoire (FABM). Cette politique explique quels renseignements personnels la plateforme recueille, pourquoi, où ils sont conservés, pendant combien de temps et comment exercer vos droits.

1. Qui sommes-nous

La Fabrique à Mémoire est exploitée par HUB Marketing inc., 195, rue Brissette, local 72, Sainte-Agathe-des-Monts (Québec) J8C 2S4. Elle exploite L'Académie virtuelle à l'adresse lacademievirtuelle.ca et sur le sous-domaine propre à chaque organisation cliente.

L'Académie virtuelle est offerte à des organisations (les « clients »), qui y inscrivent leurs employés. Le client décide qui est inscrit et à quel poste ; FABM exploite la plateforme et traite les renseignements pour son compte, dans le cadre de l'entente de service qui les lie.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Toute question, demande ou plainte relative à vos renseignements personnels peut lui être adressée par écrit.

3. Renseignements recueillis par la plateforme

La plateforme ne recueille que ce qui sert à la formation. Il n'y a pas d'inscription libre : un compte n'existe qu'à la suite d'une invitation.

Compte

Courriel, prénom, nom, rôle (employé, formateur, direction, équipe FABM), organisations auxquelles le compte donne accès, date de la dernière connexion. Le mot de passe n'est jamais conservé en clair : seule une empreinte irréversible l'est. Si vous activez la double authentification, la clé qui sert à générer vos codes est conservée.

Invitation

Courriel, prénom, nom, rôle, poste et groupe prévus, dates d'envoi, d'expiration et d'acceptation, personne qui a invité.

Inscription à un poste

Poste suivi, groupe (succursale, équipe ou cohorte), version du parcours, date d'inscription, et un pseudonyme opaque (APP-…) attribué par la plateforme.

Visionnement des capsules

Portions de chaque capsule réellement regardées, pourcentage visionné et date à laquelle le seuil de visionnement est atteint.

Questionnaires et test d'entrée

Vos réponses écrites, dates de début et de soumission, note et palier proposés par l'analyse, note et palier retenus par le formateur, commentaire du formateur, personne qui a pris la décision et date.

Dictée des réponses (facultative)

Si vous choisissez de dicter une réponse plutôt que de l'écrire, votre voix est enregistrée par votre navigateur, avec votre permission, puis transcrite en texte sur le serveur de la plateforme, au Québec, par un logiciel qui fonctionne sur ce serveur : elle n'est transmise à aucun service externe. L'enregistrement est effacé immédiatement après la transcription, qu'elle réussisse ou non (une vérification automatique efface toute trace audio restée plus d'une heure). Seul le texte est conservé, avec votre réponse, une fois que vous l'avez relu, corrigé et enregistré. Vous pouvez toujours écrire vos réponses.

Tests pratiques

Résultat de chaque geste observé (fait, non fait, non observé), observations du formateur, décision, date de reprise prévue, personne qui a observé.

Épinglettes et dispenses

Niveau atteint, date, mode d'attribution, identifiant d'attestation, renouvellements ; dispense d'un niveau et son motif ; retrait éventuel et son motif.

Journaux

Journal de progression (capsule vue, questionnaire soumis, épinglette décernée, changement de groupe ou de version, etc.) ; journal des gestes de gestion des comptes ; journal des consultations de vos résultats par une autre personne (qui, quand, quoi) ; journal des consultations en lecture seule faites par l'équipe FABM pour le soutien.

Consentement

Version des textes que vous avez acceptée à votre première connexion, et la date.

Capsules

Les capsules montrent l'image et la voix des employés filmés pour les produire. Elles ne sont tournées qu'avec leur consentement écrit (voir le consentement à la captation).

Données techniques

Témoins strictement nécessaires (section 11) et journaux techniques du serveur (date, page demandée, adresse IP), utilisés pour la sécurité et le diagnostic.

La plateforme ne recueille aucun renseignement de santé, aucune donnée de paiement, aucune donnée de localisation, et n'utilise aucun outil publicitaire ni de mesure d'audience. Les réponses écrites étant libres, nous vous demandons de ne pas y inscrire de renseignements personnels sur vous ou sur d'autres personnes.

4. Pourquoi nous les utilisons

• Vous donner accès à votre parcours : capsules, questionnaires, tests pratiques, épinglettes et attestations.
• Mesurer l'acquis, module par module, et permettre au formateur de confirmer ou de réviser chaque résultat.
• Permettre à la direction de votre organisation de suivre la formation, poste par poste.
• Signaler à la direction, si votre organisation l'a activé, le nombre d'épinglettes à renouveler (des nombres seulement, sans nom).
• Vous envoyer les courriels nécessaires au compte : invitation et réinitialisation du mot de passe ; et, seulement si votre employeur les active, un rappel hebdomadaire au plus de ce qui vous attend dans votre formation (désabonnement en un clic).
• Assurer la sécurité de la plateforme, tenir les journaux exigés par la loi et offrir du soutien.

Vos renseignements ne sont jamais vendus, ne servent à aucune publicité et ne servent pas à entraîner un modèle d'intelligence artificielle. Aucune décision à votre sujet n'est fondée exclusivement sur un traitement automatisé : l'analyse propose, un formateur décide.

5. Analyse des réponses : pseudonymisation et traitement local

Quand vous soumettez un questionnaire, la plateforme prépare une copie qui contient seulement votre pseudonyme (APP-…), le pseudonyme de votre groupe (GRP-…), l'identifiant de chaque question et le texte de vos réponses. Votre nom et votre courriel n'y figurent pas.

Cette copie est relevée par une machine de FABM située au Québec, à Sainte-Agathe-des-Monts, qui l'analyse localement. Elle n'est transmise à aucun service d'intelligence artificielle externe. La machine renvoie une note proposée et ses explications ; un formateur les confirme ou les révise avant que vous voyiez votre résultat. Seule la plateforme peut relier un pseudonyme à une personne.

6. Qui a accès à vos renseignements

• Vous : votre parcours, vos réponses, vos résultats, vos épinglettes.
• Les formateurs et la direction de votre organisation : les résultats des employés de leur organisation seulement. Chaque consultation de vos résultats par une autre personne est inscrite au journal des consultations, que la direction peut lire.
• L'équipe FABM : pour configurer les parcours, offrir du soutien et assurer le bon fonctionnement. Ses consultations en lecture seule sont aussi journalisées.

Une organisation cliente ne voit jamais les données d'une autre : chaque organisation a son propre espace dans la base de données. FABM ne communique pas vos renseignements à des tiers, sauf si la loi l'exige.

7. Hébergement et sécurité

La plateforme, sa base de données et les capsules sont hébergées par OVHcloud, dans son centre de données de Beauharnois, au Québec. Les réponses sont analysées sur une machine de FABM au Québec.

• Connexions chiffrées (HTTPS) ; mots de passe conservés sous forme d'empreinte ; double authentification offerte.
• Accès selon le rôle et l'organisation ; aucun identifiant personnel dans les adresses des pages.
• Capsules diffusées par des liens signés qui expirent rapidement.
• Copie de sauvegarde quotidienne de la base de données : conservée 14 jours sur le serveur et 60 jours sur une copie conservée par FABM au Québec.
• Polices de caractères et scripts servis par la plateforme elle-même : vos pages n'appellent aucun service externe.

Courriels. Les courriels d'invitation, de réinitialisation du mot de passe et de rappel (si votre employeur les active) sont envoyés par Google Workspace, le service de courriel de FABM (adresse d'envoi academie@lacademievirtuelle.ca), dont les serveurs peuvent être situés hors du Québec. Leur contenu est limité au nécessaire : votre adresse de courriel, votre prénom, le nom de votre organisation et du poste, et le lien d'invitation ou de réinitialisation ; pour un rappel, les titres des capsules, questionnaires ou tests pratiques qui vous attendent et l'échéance d'une épinglette à renouveler. Aucune réponse ni note n'y figure.

8. Durées de conservation

Journal des consultations des résultats

24 mois, puis supprimé automatiquement.

Copies de sauvegarde

14 jours sur le serveur et 60 jours sur une copie conservée par FABM au Québec, puis effacées.

Journal de progression, journal de gestion des comptes et journal des consultations de l'équipe FABM

Pendant le mandat de votre organisation, puis export et purge sur demande du client.

Journaux techniques du serveur web

Au plus 90 jours.

Invitations non acceptées

Supprimées 90 jours après leur expiration.

Enregistrements vocaux de la dictée

Effacés immédiatement après la transcription ; jamais plus d'une heure.

Fichiers d'export

Retirés du serveur 24 heures après leur préparation.

Dossier de formation

Compte, inscriptions, réponses, résultats, tests pratiques et épinglettes sont conservés pendant la durée du mandat de votre organisation. Le retrait d'un employé d'un poste n'efface pas ses résultats : ils restent au dossier de l'organisation.

Fin du mandat ou demande du client

Sur demande de l'organisation, FABM lui remet un export de ses données, puis les supprime définitivement de la plateforme, au moins 30 jours après la fermeture de son espace : son espace de données en entier, son sous-domaine, ses invitations, ses consentements et les comptes qui ne servent à aucune autre organisation. Un procès-verbal sans nom d'employé en garde la trace. Une copie de sécurité de ce qui a été supprimé, chiffrée et que seule FABM peut ouvrir, est conservée 30 jours par FABM, seulement pour corriger une erreur, puis effacée ; les copies de sauvegarde s'effacent au terme de leur cycle (60 jours au plus).

9. Vos droits

Vous pouvez demander l'accès aux renseignements personnels qui vous concernent, leur rectification s'ils sont inexacts ou incomplets, et une copie dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Vous pouvez aussi retirer votre consentement à un usage qui en dépend, sous réserve des obligations légales et contractuelles qui s'appliquent.

Adressez votre demande par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels (section 2). Nous y répondons dans un délai de 30 jours. Comme FABM traite ces renseignements pour le compte de votre organisation, nous pouvons l'informer de votre demande pour y donner suite avec elle.

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec.

10. Incidents de confidentialité

En cas d'accès, d'utilisation ou de communication non autorisés, de perte ou de toute autre atteinte à la protection de renseignements personnels, FABM prend sans délai les mesures raisonnables pour diminuer le risque de préjudice et éviter qu'un tel incident se reproduise. FABM tient un registre des incidents de confidentialité. Si l'incident présente un risque de préjudice sérieux, FABM avise la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées, et informe l'organisation cliente.

11. Témoins

La plateforme utilise seulement des témoins strictement nécessaires à son fonctionnement :

• Témoin de session : vous garde connecté. Il expire à la déconnexion, à la fermeture du navigateur si vous avez décoché « Rester connecté », et au plus tard après deux semaines.
• Témoin de protection des formulaires : protège les formulaires contre les envois frauduleux. Il ne contient aucun renseignement personnel.

Aucun témoin publicitaire, de mesure d'audience ou de profilage n'est utilisé.

À votre première visite, un bandeau vous informe de ces témoins et vous laisse faire votre choix. Vous pouvez le revoir en tout temps par le lien Témoins au bas de chaque page. Votre choix est gardé dans votre navigateur seulement.

12. Modifications

Cette politique peut être mise à jour, notamment si la plateforme évolue. La date de la version en vigueur figure en tête de la page. Pour toute question, écrivez à academie@lacademievirtuelle.ca.